Maßgeschneiderte Berichte in Jira | Actonic GmbH

Maßgeschneiderte Berichte in Jira

Standard und fortgeschrittene Zeiterfassung

Jira von Atlassian vereinfacht die Projektarbeit in Ihrem Team immens. In Jira organisieren Sie Ihren Projektmanagementalltag durch Tickets, wodurch Aufgaben effektiv abgearbeitet werden können. Beim Anlegen der Tickets werden immer auch Angaben zur Zeit, die für die Tickets benötigt wird, getätigt.

Dabei kann es aus zahlreichen Gründen wichtig sein, die verbrauchte Zeit für ein Teammitglied, Projekt oder Kunden zu tracken und durch Berichte zu analysieren. Für Teamleiter kann dies beispielsweise interessant sein, um sich einen Überblick über die Leistung des Teams zu verschaffen und auf Basis der gewonnenen Informationen den Fokus auf strategische Ziele im Team zu lenken. Auch in der Zusammenarbeit mit Kunden kann die Zeiterfassung in Jira sehr sinnvoll sein. Mittels der verbrauchten Zeit, die für Tickets zu einem Kundenprojekt verbraucht wurde, kann dieses Projekt fakturiert werden und die Gegenleistung vom Kunden kann bestimmt werden.

Für das Erfassen der Bearbeitungszeit von Tickets bietet Jira einige sinnvolle Funktionen an. Durch diese können Sie einfache Zeiterfassungsberichte in Jira erstellen. Allerdings sind diese Funktionen relativ begrenzt und gerade für die Fakturierung der Zeit von Kundenprojekten unzureichend.

In diesem Artikel werden wir Ihnen diese Grundfunktion für die Zeiterfassung in Jira darlegen und Ihnen danach aufzeigen, wie Sie diese auf eine entspannte und einfache Weise erweitern und dabei alle Berichte erstellen, die sie sich vorstellen können.

Standardberichte in Jira

Jira beinhaltet einige einfache Möglichkeiten, um die Zeit für bearbeitete Tickets zu erfassen. Diese Funktionen sind übersichtlich aufgebaut und einfach zu steuern, jedoch in ihren Möglichkeiten relativ begrenzt. Wie Sie die Zeiterfassung und Berichterstellung nutzen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt:

Hierfür gilt es zunächst sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Adminrechte haben. Dazu ist es hierbei auch wichtig, die richtigen Voreinstellungen zur Zeiterfassung zu treffen und die korrekten Berechtigungstypen für die Zeiterfassung zu aktivieren.

Sobald diese Einstellungen richtig gesetzt wurden, können Sie Zeiterfassungsberichte in Jira erstellen. Um in Jira Berichte zu erstellen, wählen Sie den Berichte” Bereich aus und gehen Sie zu Prognose und Verwaltung”. Dort klicken Sie auf Zeiterfassungsbericht” und wählen die für Sie richtigen Berichtseinstellungen aus. Klicken Sie auf weiter” und Ihr Bericht wird erstellt.

Standardzeiterfassung in Jira: Die Mängel

Wenn Sie länger mit der Zeiterfassung von Jira arbeiten, werden Sie dabei merken, dass diese Funktion relativ eingeschränkt ist. Unter anderem aufgrund der sieben folgenden Punkte ist die Standardzeiterfassung von Jira unzureichend:

  1. Es kann für einen bestimmten Zeitraum (Woche, Monat, Quartal) nicht bestimmt werden, welche Tickets die meiste Zeit verbraucht haben.

  2. Die Zeiterfassung kann nicht nach einem Epic, Label, Komponente oder weiteren Jirafeldern gruppiert werden.

  3. Die Zeit kann nicht für mehrere Projekte eines Kunden erfasst werden.

  4. Es können keine Berichte zur Zeit von bestimmten Usern, Gruppen oder Teams erstellt werden.

  5. Es kann keine Änderung von Fehlern auf Basis der Zeiterfassung vorgenommen werden.

  6. Es kann kein Vergleich der vertraglich geregelten Stunden und der abgearbeiteten Stunden von einem Team oder User erstellt werden, was zur Folge hat, dass das Kundenbudget schlecht kontrolliert werden kann.

  7. Es kann nicht die geloggte Zeit für einen spezifischen User für die Fakturierung bestimmt werden.

Report Builder als Erweiterung der Standardzeiterfassung in Jira

Aus den beschriebenen Gründen ist die Standardzeiterfassungsfunktion von Jira zwar nützlich, aber leider relativ begrenzt. Eine entspannte und einfache Variante, um diese Lücken zu schließen, ist die Jira App Report Builder. Durch dieses Tool können Sie jeden Bericht erstellen, den Sie jemals benötigen werden, denn es stellt Ihnen zwei Arten von Berichten bereit: Berichtsvorlagen und Open Source Berichte.

Eine Berichtsvorlage ist eine Art Berichtsschablone”, durch die Sie schnell und einfach Berichte, wie Zeitachsen oder Kuchendiagramme, erstellen können. Dazu bietet Ihnen Report Builder die Scripted Reports Funktion mit verschiedenen Open Source Berichten. Hier können Berichte mittels HTML und JavaScript konfiguriert werden. Alle erstellten Berichte können als CSV/PDF exportiert und somit für Ihr Team, Vorgesetzte oder für Kunden bereitgestellt werden. Report Builder ist die Lösung für alle oben genannten Mängel der Standardfunktionen in Jira und ein echter Alleskönner” in der Jira Zeiterfassung.

Ein Beispiel: Der Scripted Report „Created vs. Resolved“

Der Bericht „Created vs. Resolved“ ist gerade für Teamleiter von großen Teams sehr sinnvoll. Durch ihn kann die Anzahl der erstellten und der auch tatsächlich erledigten Tickets für einen bestimmten Zeitraum verglichen werden. Dies ermöglicht es einem Teamleiter, den Workload eines Teams, Users oder Projekts zu analysieren und auf Basis der gewonnenen Daten Entscheidungen für sein Team zu treffen.

Indem man einen bestimmten zeitlichen Rahmen und einen entsprechenden User, Team oder Projekt als JQL Scope auswählt, wird hier entweder ein Linien- oder Kuchendiagramm ausgegeben. Diese Diagramme stellen das Verhältnis der erstellten und erledigten Tickets anschaulich dar. Die so erstellte Grafik dient dann als Basis für Analysen des Workloads.

Alle verwendeten Parameter können hierbei mit HTML oder JavaScript individuell gestaltet und angepasst werden.

Neugierig? Hier werden Ihnen weitere Scripted Reports vorgestellt:

Fazit

Die Zeiterfassungsfunktion in Jira ist für Teamleiter, User und für die Arbeit mit Kunden ein sehr nützliches Tool, um die Arbeitsleistung zu überblicken, zu lenken und abzurechnen. Die Standardfunktion kann hierbei zwar als hilfreicher Einstieg ins Zeitmanagement mit Jira dienen, ist allerdings durch ihre geringe Variabilität auf Dauer allein ungeeignet.
Falls Sie ausführliche, ansehnliche und aussagekräftige Berichte erstellen wollen, die Sie durch JavaScript und HTML individuell gestalten können, ist Report Builder sehr zu empfehlen. Report Builder ist Ihr Baukasten für alle Jira-Berichte, die Sie jemals benötigen werden!

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