Mit Jira organisiert bleiben | Actonic GmbH

Mit Jira organisiert bleiben

Best practices für das Projektmanagement mit Jira

Projektmanager kennen das Problem: Ein Berg voller Aufgaben liegt vor einem und man weiß nicht, wie und wo man anfangen sollte, um diesen Berg zu bewältigen. Verschiedene To-dos stehen an, jedoch kann nur eine Aufgabe nach der anderen erledigt werden. Wenn man sich für eine Aufgabe entschieden hat, stehen viele einzelne Schritte an, wobei viele oft nicht beendet werden und keine Aufgabe wirklich abgehakt werden kann. Am Ende des vollgepackten, stressigen Arbeitstages bleibt das schale Gefühl, wieder nichts geschafft zu haben.

Um diese Herausforderungen des Arbeitsalltags, die durch die Selbstorganisation in der Projektarbeit entstehen, zu meistern, hat Atlassian die Projektmanagementsoftware Jira entwickelt. Ähnlich wie eine Landkarte beim Wandern, dient Jira im Alltag eines Projektmanagers als Orientierungshilfe, mit der Sie den „Berg voller Aufgaben“ zielsicher bezwingen können. Jira gibt durch Tickets, Sprints und Storys eine Route vor und ordnet dadurch den oft unübersichtlichen Arbeitsalltag. Jedoch ist das sichere Ankommen am Ziel allein durch das reine Benutzen der Software nicht garantiert. Dabei muss darauf geachtet werden, die vorhandenen Instrumente korrekt einzusetzen, um nicht von der richtigen Route abzukommen.

Dieser Artikel soll Ihnen als Orientierung für eine effektive Arbeit mit Jira im Projektmanagement dienen. Wir geben Ihnen Best Practices mit auf den Weg, mit denen Sie Ihre Projektarbeit und die Arbeit im Team nachhaltig verbessern können.

Sprintplanung

Einen großen Teil der Probleme, die bei der Projektarbeit mit Jira auftreten, können Sie im Voraus bereits vorgebeugt werden, indem Sie Ihren nächsten Sprint effektiv planen und die darin enthaltenen Tickets korrekt anlegen. Hier 3 wichtige Tipps:

  1. Konservative Sprintplanung:
    Beim Anlegen eines neuen Sprints ist darauf zu achten, dass dieser eher konservativ geplant wird. Wenn Sie eine Vielzahl an Tickets in den Sprint ziehen, kann es passieren, dass Sie bei der Bearbeitung schnell den Überblick über die Aufgaben und die Prioritäten verlieren. Mit einem ordentlich und realistisch geplanten Sprint vermeiden Sie nur halb erledigte Aufgaben und können sich stärker auf die wichtigsten Aufgaben fokussieren.
  2. Bei übriger Zeit Tickets aus dem Backlog vorziehen:
    Als Richtwert der Gesamtdauer Ihrer Tickets kann ein Wert von etwa zwei Arbeitstagen pro Arbeitswoche dienen. Dies klingt im ersten Moment zwar etwas niedrig angesetzt, jedoch sollten Sie auch Meetings und unabsehbare Verzögerungen in die Bearbeitung der Tickets mit einberechnen. Sollten Sie am Ende des Sprints noch Zeit haben, können Sie jeder Zeit weitere Tickets aus dem Backlog oder dem nächsten Sprint vorziehen und bearbeiten.
  3. Prioritäten vergeben – Tickets nach Dringlichkeit ordnen:
    Um stets den Überblick zu behalten, welches das Ticket mit der höchsten Priorität ist, lohnt es sich die Tickets bei Ihrer Sprintplanung mit einer Priorität zu versehen und nach Dringlichkeit zu ordnen. Wenn Sie dann während der laufenden Woche ein neues Ticket starten wollen, können Sie direkt das dringlichste auswählen. Wenn Sie mit Priorisierungen arbeiten, können Sie sich sicher sein, dass die wichtigsten Tickets am Ende der Woche abgearbeitet sind.

Best Practices zur Sprintplanung:

  • Konservative Sprintplanung
  • Bei übriger Zeit: Tickets aus dem Backlog vorziehen
  • Prioritäten vergeben
  • Tickets nach Dringlichkeit ordnen

Tickets anlegen

Auch bei der Planung Ihrer Tickets sollte Sie die Zeit immer konservativ schätzen. Planen Sie beim Anlegen Ihrer Tickets lieber immer etwas mehr Zeit ein und erzeugen Sie damit einen gewissen Puffer, der dann, falls Komplikationen bei der Bearbeitung auftreten, ausgenutzt werden kann. Somit können Sie dem Stress zum Ende Ihres Sprints vorbeugen. Dazu ist es sehr sinnvoll, Aufgaben mit großer Bearbeitungszeit und mehreren Bearbeitungsschritten als Story anzulegen und einzelne Tasks für die einzelnen Schritte zu erstellen.

Ein Beispiel: Sie erhalten die Aufgabe einen Artikel zu schreiben. Zur Fertigstellung gehören mehrere Schritte, wie zum Beispiel Recherche, Schreiben, Korrekturlesen und ggf. Übersetzen. Würden Sie für diesen Prozess nur ein einzelnes Ticket anlegen, kann es sein, dass Sie selbst oder auch Ihre Teammitglieder schnell den Überblick über den aktuellen Fortschritt verlieren. Dies kann durch das Anlegen eine Story und einzelnen Tickets für die genannten Schritte verhindert werden. Mit dieser Technik können Sie einzelne Tickets während des Bearbeitungsprozesses abhaken, was natürlich auch ein gewisses Belohnungsgefühl mit sich bringt.

Für eine effektive Zusammenarbeit im Team ist der nächste Tipp sehr wichtig: Legen Sie Ihre Tickets immer so an, dass sie für jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens verständlich sind. Um eine gute Kollaboration im Team und mit anderen Abteilungen des Unternehmens zu fördern, ist es bspw. wichtig Tickets komplexe Kürzel oder Redensarten anzulegen. Bei internationalen Teams lohnt es sich dabei sogar Tickets in englischer Sprache anzulegen, um die Sprachbarriere zu überwinden und die Verständlichkeit für die internationalen Mitarbeiter zu erhöhen. Diese etwas größere Mühe beim Anlegen der Tickets zahlt sich später bei der Kollaboration mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen aus. Wenn Sie Tickets an einen anderen Mitarbeiter übergeben müssen oder dessen Feedback zum Ticket brauchen, wird die Aufgabe für diesen nicht unnötig durch lange Einlesezeiten erschwert. Auch die Ticketbeschreibung dienen der Übersichtlichkeit für Kollaborationen. Durch die Berücksichtigung dieses Tipps werden Sie Ihre Projektarbeit stark verbessern.

Best Practices zum Tickets anlegen:

  • Konservative Zeiteinschätzung
  • Storys und zusammenhängende Tickets für große Aufgaben
  • Tickets für jeden verständlich anlegen (allgemeingültige Sprache, keine Kürzel usw)
  • Effektive Kollaboration ermöglichen

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Zeiterfassung verwenden

Jira hat besondere Funktionen, durch die Sie Ihre Arbeit im Team und an Projekten tracken können. Auch wenn die Funktionen etwas eingeschränkt sind, bringen sie große Effektivitätsvorteile mit.

Warum ist die Zeiterfassung in Jira so sinnvoll? Hier eine kurze Auflistung an Unternehmenszielen, die eine Analyse der Zeiterfassungen benötigen:

  1. Lenkung des Fokus auf strategische Ziele, Projekte & Festlegung von Prioritäten
  2. Tracking der benötigten Arbeitszeit für Projekte & Aufgaben
  3. Teams und einzelne Mitarbeiter auf dem neusten Stand halten
  4. Fakturierung von Kundenprojekten mittels Stundenzettel
  5. Einbindung von Auftragnehmern & Kunden in den Zahlungsprozess
  6. Entwicklung von Prozessen durch Echtzeit Berichte
  7. Weitsichtige Kalkulation ähnlicher Projekte mit Vergleichswerten ähnlicher Projekte
  8. Verbesserung der Verständigung durch visuell ansehnliche Berichte

Gerade für kleine Unternehmen bietet die Standardzeiterfassungsfunktion von Jira viele Vorteile, da nur wenige Projekte und Teams vorhanden sind. Mit der standardmäßigen Zeiterfassung können einfache Berichte erstellt werden, die Ihnen die Zeitauslastung übersichtlich darstellen. So können Sie die Ressourcen Ihres Teams effektiver auswerten und planen.

Leider sind nicht alle standardmäßigen Zeiterfassungen in Jira für jeden Use Case sinnvoll. Unter anderem in den folgenden acht Fällen:

  1. Die Zeiterfassung wird für verschiedene Projekte eines Partners erfordert.
  2. Die Zeiterfassung wird für einen bestimmten Benutzer oder ein spezielles Team benötigt.
  3. Die Zeiterfassung soll nach Label, Epic, Komponente oder einem weiteren Jirafeld gruppiert werden.
  4. Ein Vergleich der im Vertrag ausgemachten Stunden zu den tatsächlich gearbeiteten Stunden eines Users oder Teams soll vorgenommen werden.
  5. Das Budget eines Kunden soll überprüft werden.
  6. Die Tickets mit der größten Bearbeitungszeit für einen spezifischen Zeitraum sollen bestimmt werden (z.B. letzte Woche, letzten Monat, letztes Quartal).
  7. Die geloggten Arbeitsstunden für einen User werden zum Fakturieren der Zeit benötigt.
  8. Ein Überblick über die Zeiterfassung soll erstellt werden, wodurch Fehler behoben und Änderungen implementiert werden können.

Um diese Lücken in der Zeiterfassung zu schließen, haben wir von Actonic die Jira App Report Builder entwickelt, die die Funktionalitäten der Zeiterfassung gekonnt optimiert. Unsere App hilft Ihnen als Projektmanager, indem sie Ihnen aufzeigt, wie viele produktive Stunden Sie pro Projekt fakturieren können, wie die zeitliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter oder der Projektfortschritt aussieht. Darüber hinaus können Sie mit Report Builder jeden Bericht, den Sie benötigen, individuell codieren und auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.

Interessiert? Jetzt Report Builder kostenlos testen!

Fazit

Jira ist ein Tool, das es Ihnen ermöglicht den „Berg voller Aufgaben“ effektiv zu bezwingen. Durch die dargelegten Best Practices steigern Sie die Effektivität Ihres Projektmanagements mit Jira noch weiter. Planen Sie Tickets und Sprints konservativ, ordnen Sie Ihre Tickets nach Dringlichkeit, legen Sie Storys für große Aufgaben an und ermöglichen Sie Kollaborationen durch verständliche Tickets. Für Projektmanager lohnt sich auch die Zeiterfassungsfunktion in Jira, die durch unsere App Report Builder erweitert werden kann. Beherzigen Sie diese Tipps in Ihrem Arbeitsalltag und Sie werden auf der richtigen Route im Projektmanagementalltag bleiben.

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