Wie verwalte ich Teamkapazitäten effizient? | Actonic GmbH

Wie verwalte ich Teamkapazitäten effizient?

Fakturierung & Ressourcenplanung
mit Report Builder

Report Builder dient Unternehmen als universales Zeiterfassungs- und Berichterstellungstool. Einzelne Mitarbeiter haben die Möglichkeit, geleistete Stunden in Bezug auf Jira Tickets in einem Stundenzettel zu sammeln, Teamleiter oder Projektmanager können hieraus aussagekräftigte Berichte erstellen.

Einer der Use Cases bei unserer Produktentwicklung von Report Builder war der Folgende:

Wie sieht die Kapazität meines Teams aus und wie verwalte ich diese?

Reale Szenarien könnten sein:

  • Ein Teamleiter möchte die Kapazitäten seines Teams im Detail einsehen und verwalten, eventuell auch die Auslastung von einem einzigen Experten in seinem Team.
  • Ein Teammitglied ist mit Tickets und hierfür benötigten Stunden überbelastet.
  • Ein Mitarbeiter hat weniger zu tun als vertraglich vereinbart.
  • Mitarbeiter benötigen für die Bearbeitung eines Tickets deutlich mehr oder weniger Zeit als erwartet.

Hierfür benötigt der verantwortliche Mitarbeiter oder Team-/Projektleiter ein Tool, das ihm erlaubt, geleistete Arbeitszeiten schnell einzutragen und Berichte mit Stundensummen zu erstellen. Im Idealfall ist die Errechnung und Berichterstellung mit nur wenigen Klicks möglich.

Das Ziel von Report Builder

Der Fragestellung nach den Kapazitäten und ihrer Verwaltung haben wir uns mit Report Builder gewidmet. Unser Ziel ist es, einem Mitarbeiter die Eintragung von Stunden zu erleichtern. Der Team- oder Projektleiter soll daraufhin einfachen Zugriff zu den eingetragenen Stunden erhalten und auf schnellem Weg einen aussagekräftigen Bericht erstellen können, der die Auslastung des Mitarbeiters zeigt.

Wie macht Report Builder die Ressourcenplanung möglich?

Report Builder hält mehrere Sektionen bereit, die unterschiedlichen Usern eine Hilfe sind:

My Timesheets für User / Mitarbeiter

In dieser Sektion kann jeder User geleistete Zeiten für Aufgaben eintragen. In der Kalenderansicht hat der User die Möglichkeit, Zeiten für Aufgaben (Issues) zu seinem Stundenzettel hinzuzufügen, indem er das Ticket auswählt und per Drag-and-Drop in den Kalender zieht. Im Pop-up Dialog kann er anschließend die Zeiten eintragen, die als „logged“ vermerkt werden. Die Summe wird automatisch errechnet.

Time Reports mit Vorlagen für einen schnellen Workload-Einblick für Team-/Projektleitern

In dieser Sektion kann der Team- oder Projektleiter zwischen zwei Berichtvarianten auswählen. Diese sind bereits vorgefertigt und erlauben mittels selbst wählbaren Filtern, Gruppen und Spalten eine individuelle Datenansicht. So können zum Beispiel mehrere Mitarbeiter oder Teams ausgewählt und deren Stundensummen verglichen werden.

Zeitachsen-Berichte (Timeline)

Zeitachen-Berichte stellt die getrackten Zeiten in einer Art Zeitstrahl dar. Bei der Auswahl der Filter und Gruppen kann der entsprechende Mitarbeiter ausgewählt und seine geloggten Zeiten als Summe (total hours) angezeigt werden.

Pivot-Berichte

Pivot-Berichte ermöglichen noch tiefergehende Datenanalyse. Neben den getrackten Zeiten können auch weitere Spalten für den Bericht ausgewählt werden. Auch hier kann ein User für die Filterung ausgewählt werden und seine Summe an Arbeitsstunden errechnet werden. Mit zusätzlichen Spalten wie Story Point, Aufgabentyp und Priorität sind weitere Daten ersichtlich.

Scripted Reports erlaubt verschiedene Wege der individuellen Berichterstellung für Team-/Projektleitern

In der Sektion Scripted Reports (Modularberichte) steht eine Galerie mit zahlreichen Vorlagen zur Verfügung, die per HTML und JavaScript angepasst werden können. Der User hat auch die Möglichkeit, auf eine Vorlage zu verzichten und sich seinen Bericht völlig frei zu coden.

Die integrierten Designbibliotheken und Vorlagen visualisieren die Kapazitäten der Mitarbeiter, zum Beispiel in Form der Delivery Report Vorlage mit Chart.js Designbibliothek. Zu sehen sind vertraglich vereinbarte Stunden (in orange) und fakturierbare Stunden (in blau) in Relation zueinander.

Report Builder als Allrounder

Report Builder erfüllt sowohl die Anforderungen für die einfache Zeiterfassung des Mitarbeiters als auch für die schnelle Kapazitätenplanung des Team- oder Projektleiters. Integrierte Vorlagen erlauben außerdem viel Freiheit bei der Berichterstellung mit spezifischen Daten.