User Mapping in Jira - So einfach mappen Sie User Daten vom einen User Directory zum andern | Actonic GmbH

User Mapping in Jira – So einfach mappen Sie User Daten vom einen User Directory zum andern

Zum Beispiel vom internen Directory zum Microsoft Active Directory

Viele Unternehmen, die Jira benutzen, binden mit der Zeit eine Microsoft Active Directory (AD) oder Azure Active Directory zusätzlich zur internen Jira Directory, bei der die Daten auf der Jira-internen Datenbank gespeichert werden, ein. Dieser nützliche Schritt kann jedoch bei falscher Handhabe zu einem echten Datenchaos führen!

Nutzer, deren Account anfangs auf der internen Directory erstellt wurde, bekommen in diesem Prozess einen neuen Account auf der Active Directory. Nun kommt es oftmals vor, dass der neue Account mit den gleichen Log-In Daten wie der alte erstellt wird, was zur Folge hat, dass beide Accounts für den Nutzer identisch aussehen. Bei der Anmeldung in Jira kann es nun sein, dass der User unwissentlich statt dem neuen den alten Account aufruft und mit diesem Vorgänge bearbeitet. Dadurch sind die dabei erstellten Daten, die eigentlich dem neuen Account zugewiesen sein sollten, dem alten Account zugeordnet und ein unnötiges Datenchaos entsteht. In diesem Artikel werden wir Ihnen praxisnah eine Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, wie diese Daten ohne großen administrativen Aufwand gemappt werden können und das Datenchaos behoben werden kann.

Ein Szenario

Die Jira Nutzer eines Unternehmens wurden bisher immer über die interne Directory von Jira angelegt. Die Nutzer haben sich also bisher immer über den so erstellten Account in Jira angemeldet und Vorgänge bearbeitet. Nun entscheidet das Unternehmen eine Active Directory für Jira einzuführen, worüber sich die Nutzer von jetzt an anmelden sollen. Deshalb werden auf der Active Directory für diese Nutzer Accounts angelegt. Beim Anlegen in der LDAP wurden dabei einige Accounts mit demselben Nutzernamen und derselben E-Mail-Adresse erstellt, wie aus der Jira Directory. Der alte Account aus der Jira Directory wird beim Log-in dabei trotzdem noch an der ersten Stelle des User Directory angezeigt, weshalb sich die User weiterhin unwissentlich mit ihrem alten Jira Account anmelden und mit diesem Inhalte erzeugen. Aufgrund dieser doppelten Nutzerkonten ist die Anzahl an Accounts höher als die Zahl der aktiven Nutzer.

Nun setzt das Unternehmen zur besseren Übersicht die eigene LDAP an die erste Stelle, damit sich die User nur noch mit ihrem AD Nutzer Account anmelden. Die Daten, die unwissentlich mit dem alten Jira internen Account erstellt wurden, können mit dem unternehmensinternen Account zwar noch angesehen, jedoch aufgrund fehlender Rollen und Berechtigungen nicht mehr bearbeitet werden. Das Unternehmen sucht jetzt nach einer Möglichkeit, die es den Nutzern erlaubt, alle Daten ihrer Accounts gebündelt auf der Active Directory bearbeiten können und die Daten der doppelten Accounts zusammenzuführen.

Unsere smarte Lösung

Wir von Actonic haben die App „GDPR (DSGVO) and Security für Jira” entwickelt. Diese wird primär für Datenschutz Angelegenheiten in Jira (für Server und Data Center) verwendet, Sie können mit der App aber auch User Daten von einem User auf einen anderen übertragen und/oder anonymisieren. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie die Daten von doppelten Accounts auf einen Account zusammenführen.

So gehen Sie vor

Um den Prozess zu starten, installieren Sie „GDPR (DSGVO) and Security für Jira” und wählen Sie unter „Manage Apps” die Data Cleaner-Funktion aus. Hier klicken Sie auf die „Anonymize Users” Kachel.

Schritt 1

Wählen Sie hier „Anonymize data“ aus und klicken Sie auf weiter.

Schritt 2

User Mapping: Wählen Sie einen „Source User“, von dem die Daten gesammelt, und einen „Target User“, zu dem die Daten zugewiesen werden sollen. Hierbei können Sie auch mehrere „Source User“ auswählen. Klicken Sie auf weiter für den nächsten Schritt.

Schritt 3

Nun wird der „Scope“ also das Ausmaß an Daten bestimmt. Dafür kann ein eigenes JQL bestimmt werden, um die Daten, die neu zugewiesen werden sollen, einzugrenzen. Natürlich können Sie auch indem Sie „All Tickets“ auswählen alle Daten des Nutzers übertragen. Zusätzlich können Sie die Datenübertragung auch ausschließlich auf die Daten der letzten 30 Tage beschränken.

Hierbei muss beachtet werden, dass bei diesem Prozess nur oberflächliche Daten herausgesucht werden. Um alle Felder aus den Tickets zu erhalten, muss die Checkbox „Include all ticket related content“ ausgewählt werden. Dadurch werden wirklich alle Informationen, die im Ticket vorhanden sind, mitgenommen.

Schritt 4

Im vierten Schritt können Sie durch den Haken auswählen, ob die vom Source User erstellten Filter und weitere Daten überwiesen werden sollen.

Schritt 5

Hier können Sie auswählen, ob der „Source User“ deaktiviert werden soll. Durch die Funktion lässt sich verhindern, dass der „Source User“ neue Inhalte generiert.

Schritt 6

Im letzten Schritt erhält man eine Übersicht der ausgewählten Optionen. Diese müssen hierbei noch bestätigt werden.

Klicken Sie hier auf „Anonymize”, um alle ausgewählten Informationen abschließend vom „Source User“ auf den „Target User“ zu mappen.

So einfach geht User Mapping mit unser GDPR (DSGVO) and Security für Jira! Unser smartes Tool hält jedoch viele weitere nützliche Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit Jira erleichtern, für Sie parat!

Auch in der Atlassian Welt ist Datenschutz ein wichtiges Thema, das Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Unsere App ist Ihr Datenschutz-Toolkit, das es Ihnen unter anderem ermöglicht kritische Daten zu bereinigen. Darüber hinaus können Sie in unserer App Datenregeln erstellen, durch die Sie keine persönlichen Daten übersehen, die bereinigt (oder sogar gelöscht) werden müssen.

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