Übersichtliche Zeiterfassung: So benutzen Sie „My Timesheets” von Report Builder | Actonic GmbH

Übersichtliche Zeiterfassung: So benutzen Sie „My Timesheets” von Report Builder

Stundenzettel und -Pläne kennen wir alle schon aus der Schule. Akkurat sind die Themen eines jeden Tages der Uhrzeit der Bearbeitung zugeordnet. In der Schule brachte der Stundenzettel oft Unmut, doch einen Vorteil hatte er definitiv: die perfekte Übersichtlichkeit. Wir von Actonic nehmen diesen Nutzen und kombinieren ihn mit den spannenden Aufgaben, die Sie täglich in Jira erledigen.

Fragen Sie sich am Ende des Tages auch, wie viele Stunden Sie wirklich an Projekt X gearbeitet haben? Wie viele Stunden Sie insgesamt für einen Vorgang aufgewandt haben? Oder wie produktiv Sie diesen Monat im Vergleich zum letzten waren?

Benutzen Sie einfach das Modul „My Timesheets” von Report Builder, und die Fragen klären sich von ganz allein. Erfahren Sie hier mehr über die strukturierte Visualisierung Ihrer Zeit- und Arbeitserfassung in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

In der Kürze steckt die Würze; Sehen Sie sich unbedingt unser Einstiegsvideo in „My Timesheets” an:

Was ist „My Timesheets”?

„My Timesheets” ist ein Modul der App Report Builder: Timesheets and Data Analysis. Die Anwendung ist ein wahrer Produktivitäts-Booster und hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit akkurat zu erfassen und realistische Schätzungen für Vorgangsaufwände zu treffen. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie vollständig anpassbare und umfassende Arbeitszeittabellen, aus denen strukturierte Berichte entstehen.

Die Grundlage für den Vergleich Ihrer Arbeitsleistung über Vorgänge, Projekte und Monate hinweg, ist das Modul „My Timesheets”.

Das leistet das Modul:

  • Einfache Verfolgung des Zeitaufwandes für Jira Tickets

  • Individuelle Anpassung der Daten mithilfe vieler Filter

  • Schnelle Überprüfung der Gesamtstundenzahl

  • Ermöglicht Projektleiter*innen, akkurate Berichte zu erstellen

  • Die eigene Leistung auf einen Blick

Um Ihren individuellen Anforderungen zu entsprechen, gibt es zwei verschiedene Ansichten, zwischen denen Sie unkompliziert wechseln können.

Die Kalenderansicht

Die Kalenderansicht verschafft Ihnen eine transparente Übersicht über einen bestimmten Zeitraum. Wählen Sie beispielsweise die Ansicht eines kompletten Monats:

Oder lassen Sie sich anzeigen, welche Tickets Sie in einer Woche bearbeitet und abgeschlossen haben:

In der Wochenansicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, sich die Zeit in Stunden präzise anzeigen zu lassen:

Außerdem können Sie Wochenenden oder die Statusfarbe der Tickets visualisieren.

Die Zeitleistenansicht

Oder sind Sie eher ein Tabellen-Mensch? Dann ist die Zeitleistenansicht (Timeline View) genau das richtige für Sie.

Ein besonderes Feature in dieser Ansicht ist die Auswahl vieler individueller Filter wie Projekte oder Vorgänge. Klicken Sie auf „Group by” und ziehen Sie einfach per Drag-and-drop die gewünschten Komponenten nach links, zur Bestätigung. Der Bildschirm-Output wird automatisch mit jedem weiteren Filter erneuert.

In beiden Ansichten suchen Sie sich aus, ob Sie die Zeit in Stunden, Tagen oder Minuten anzeigen lassen wollen.

Damit Sie Ihre Zeit optimal erfassen und visualisieren können, möchten wir Ihnen eine kleine Anleitung an die Hand geben.

Zeiten einfach erfassen: Schritt für Schritt

Es gibt mehrere Arten, wie Sie Ihre Arbeitszeit in „My Timesheets” erfassen können.

Zeiten direkt in die Tabelle eintragen

1. Um Zeiten besonders schnell in Ihrem Stundenzettel zu erfassen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über den aktuellen Tag und die Uhrzeit, zu der Sie eine Aufgabe erfassen möchten. Sobald Sie über das Feld fahren, erscheint eine blaue Schaltfläche mit einem weißen Plus darin. Klicken Sie auf die Fläche.

2. Sofort erscheint ein Pop-up mit dem Namen „Time tracking”. Hier wählen Sie zuerst das Ticket, dessen Zeit Sie aufzeichnen möchten. Navigieren Sie über die Reiter und filtern Sie nach kürzlich angesehenen, kürzlich bearbeiteten oder Ihnen zugewiesenen Tickets.

3. Sobald Sie ein Jira Ticket angeklickt haben, können Sie die aufgewandte Zeit (Schritt 1) und die Beschreibung der Tätigkeit (Schritt 2) hinzufügen.

  • Extratipp: Seien Sie bei der Beschreibung lieber etwas ausführlicher. Das ist nicht nur für Ihre Kolleg*innen hilfreich, sondern auch für Sie selbst. Denn wissen Sie wirklich, was vor drei Monaten an diesem einen Abend um 19 Uhr besprochen wurde – wenn die Beschreibung lediglich „Meeting” ist?

4. Nachdem Sie Ihre Eingabe gespeichert haben, erscheint der Block der Arbeitszeit in Ihrem Stundenzettel und Sie können ihn mit einem einfachen Doppelklick nochmals öffnen und wieder bearbeiten. (Zum Beispiel, wenn Ihnen doch noch eingefallen ist, was damals in diesem Meeting besprochen wurde.)

Zeiten mit „Log Time” ermitteln

1. Statt mit der Maus über den Stundenzettel zu navigieren, können Sie auch auf „Log Time” im linken oberen Bildschirmbereich klicken.

2. Hier erscheint die gleiche Bearbeitungsmaske. Der voreingestellte Zeitpunkt ist der, zu dem Sie auf den Button geklickt haben. Also vergessen Sie nicht, Datum und Zeit nach Ihren Anforderungen anzupassen.

Ab hier ist der Ablauf der Arbeitszeiterfassung gleich wie oben erklärt.

Drag-and-drop

Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen Sie die Auflistung aller erstellten Jira Tickets.

1. Nun können Sie ganz einfach ein Ticket auswählen und es auf die gewünschte Fläche Ihres Stundenzettels ziehen.

Wie bei den anderen Vorgangsmethoden können Sie auch hier fortfahren, um die Zeit näher zu bestimmen.

Alle Stundenzettel können Sie in Excel, CSV oder PDF-Format exportieren.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Zeit im Sprint oder Backlog tracken und direkt in das Jira Ticket eintragen, übernimmt Report Builder „My Timesheets” die Änderungen automatisch, ohne dass Sie erst ein Zeitfenster kreieren müssten. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit und müssen sich nicht weiter um Ihren Stundenzettel kümmern, da alle Änderungen ohne zusätzlichen Aufwand simultan übernommen werden.

Nur wenige Klicks bis zum perfekten Stundenzettel

Das Modul „My Timesheets” von Report Builder überzeugt durch seine intuitive Handhabung, die strukturierte Ansicht und die Exportoptionen. Noch nie war die Erstellung individueller Arbeitsprotokolle und die Konfiguration mit Filtern und Gruppierungen so einfach.

Und was, wenn Sie Ihre Arbeitszeit erfasst haben? Wie wandeln Sie Ihre Daten in einen visuell ansprechenden Bericht um? Das erfahren Sie in unserem Artikel zum Report Builder Universal Report.

Mit unserer Anleitung können Sie Ihren agilen Workflow immens optimieren, denn der Vergleich Ihrer Arbeitszeit ermöglicht Ihnen, Schätzungen in Zukunft noch genauer zu treffen: So geht modernes Zeitmanagement. Probieren Sie am besten selbst unsere 30-Tage Testversion der App und machen Sie sich ein eigenes Bild.

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