Konfigurationen im Überblick: Jira Schemes verstehen | Actonic GmbH

Konfigurationen im Überblick: Jira Schemes verstehen

Als Jira Administrator*in verwalten Sie eine Vielzahl von Projekten mit unterschiedlichen Einstellungen und Ansichten. Je mehr Projekte Sie betreuen, um so größer ist das Risiko von Konfigurationskonflikten – und die Schwierigkeit, den Überblick zu behalten.

Beispielsweise verwalten Sie ein Projekt, dessen Workflow Sie auch für ein anderes Projekt verwenden wollen. Wie gehen Sie vor? Oder Sie haben definiert, dass das Feld „Bearbeiter*in” bei in der Bildschirmmaske A obligatorisch auszufüllen ist, in der Bildschirmmaske B ist dieses Feld aber irrelevant. Was tun Sie? Oder Sie wollen nachträglich die Auswahl des Issues Types bei mehreren Masken ändern. Geht das nicht einfach und schnell?

Doch.

Für all diese Anwendungsfälle und Fragen gibt es eine Antwort: Jira Schemes (Schemata). Bei der Konfiguration von Jira sind sie ein wichtiger Bestandteil, sorgen aber häufig für Verwirrung. Das muss aber nicht sein.

In diesem Artikel geben wir Ihnen den ultimativen Überblick über Jira Schemata und bringen endlich Klarheit in dieses komplexe Thema.

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Was sind Jira Schemes?

Zunächst ist ein Schema ein Konzept, das bestimmte Merkmale besitzt und immer wieder auf einen oder mehrere Fälle angewendet werden kann. Ein Jira Schema ist eine Sammlung von Werten, die von einem oder mehreren Jira Projekten verwendet werden kann. Und eben dies ist die Kraft von Schemata: Die Konfigurationen, an denen Sie lange gefeilt haben, müssen Sie nur einmalig vornehmen. Sobald ein nächstes Projekt erstellt wird, für das Ihre Konfigurationen bestens geeignet wäre, können Sie mit wenigen Klicks das erstellte Schema auf das neue Projekt anwenden.

Wenn Sie als Administrator*in noch wenige Projekte haben, denken Sie vielleicht, dass Sie Einstellungen lieber manuell für jedes Projekt einzeln vornehmen wollen. Doch sobald Sie eine Vielzahl von Projekten verwalten, ist die (nachträgliche) Anpassung von Einstellungen auf manuelle Weise ein enormer Zeitaufwand. Jira Schemata sparen Zeit und sorgen für standardisierte Verfahren.

Hier sehen Sie eine von uns erstellte Übersichtsgrafik über Jira Schemata:

Um die Grafik besser zu verstehen, beginnen wir bei der kleinsten Projekteinheit (rechts) und arbeiten uns nach links durch, bis wir bei der größten Einheit „Projekt” angekommen sind.

Jira fields und Jira Screens

Ganz rechts in der Grafik sehen Sie „Screens” (Bildschirmmasken) und „Fields” (Felder). Wenn Jira Benutzer*innen Ihres Teams ein neues Projekt erstellen wollen, klicken sie auf „Erstellen” und sehen eine Maske, ähnlich wie diese:

In unserer Ansicht sind die Felder „Project”, „Issue Type” und „Summary” obligatorisch. Das Feld „Epic Link” hingegen muss nicht zwangsweise ausgefüllt werden. Diese Voreinstellung liegt nicht im Screen, sondern in der Einstellung des Feldes, der Feldkonfiguration (in der Grafik gehen wir nun einen Schritt nach links).

Field Configuration (Scheme)

Felder können Sie so einstellen, wie Sie es wünschen. Für jedes Feld definieren Sie, ob es ein Pflichtfeld ist, ob man Texte oder Zahlen eingeben kann und wie das Feld insgesamt aussehen soll. Diese Einstellungen nehmen Sie in der Feldkonfiguration vor. Diese können Sie in ein Schema packen, um Felder über mehrere Projekte, Problemtypen und Bildschirmmasken hinweg zu verwalten. Ein Schema kann also für viele Fälle genutzt werden und erspart Ihnen, das Layout für jeden neuen Screen manuell zu erstellen.

Merke: Die Feldkonfiguration liegt im Feld selbst und nicht in der Bildschirmmaske!

Issue Type Screen Scheme

In unserer Grafik wandern wir in die Mitte, zu den Issue Types (Vorgangsarten) und deren Schemata. Ein Issue Type Screen Scheme stellt die Beziehung zwischen einem Projekt und den verfügbaren Vorgangsarten her. So wird gewährleistet, dass für jeden Vorgangstyp die richtigen Masken verwendet werden.

In unserem Beispiel sehen Sie zwei unterschiedliche Konfigurationen mit verschiedenen Endergebnissen.

  1. Screen Scheme for Story: Eine Story verfügt über beliebig viele Felder, die durch „create” erstellt werden. Wenn der Vorgang später betrachtet oder editiert wird, sind genau die gleichen Felder vorhanden wie schon bei „create”. Der Vorteil durch das Schema: Sie brauchen nur einen einzigen Screen!

  2. Screen Scheme for Bug: Bug hat beispielsweise bei „create” nur fünf Felder, die man ausfüllen kann/muss. Denn die Person, die den Fehler meldet, weiß in der Regel nicht besonders viel darüber. Es kann sein, dass er oder sie Probleme beim Login hat. Nun kann sie melden, dass ein Fehler existiert, aber es liegt kein Wissen über einen bekannten, globalen Fehler vor (wie diverse IDs oder den genauen Grund). Deswegen gibt es für die Erstellung eines Fehlers eine eigene, minimalistische Bildschirmmaske. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt der Bug bearbeitet wird, hat der/die Bearbeiter*in in der „view”- und „edit”-Ansicht eventuell 50 oder mehr Felder zur Auswahl. Hier können dann genauere Angaben wie die Beschreibung, der Status und der genaue Grund festgehalten werden. Diese Felder sind für die Person, die die Meldung erstellt hat, aber längst nicht mehr relevant. Die Trennung von der Fehlermeldung und dessen Behebung beschleunigt den Prozess der Lösung ungemein.

Achtung: Sie haben immer „create”, „edit” und „view” zur Auswahl. Sie allein entscheiden, ob es einen, zwei oder drei verschiedene Screens (pro Vorgangstyp) gibt.

Workflow Scheme

Zuletzt zeigt unsere Grafik noch die Konfiguration des Workflows und dessen Schemas. Ein Workflow definiert die Abfolge von Schritten, die in einem Projekt vorgenommen werden können. Oft sind diese Schritte: Erstellung → in Bearbeitung → Feedback → Erledigt.

Das dazugehörige Schema legt diese definierten Zuordnungen auf einen zugewiesenen Vorgang.

Als Jira Administrator*in können Sie Vorgangstypen mit unterschiedlichen Workflows innerhalb eines Schemas miteinander verbinden und später auch auf andere Projekte anwenden.

Extratipp: Alle Workflows sind inaktiv, bevor sie einem Workflow Schema zugeordnet sind.

Projekt

Ein Projekt nimmt sich nun diese Schemas (wie Schuhkartons) und involviert sämtliche Konfigurationen. Durch die Konfiguration von Jira Schemata erhält ein Projekt seine spezifischen Einstellungen und kann ganz genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder auch einer einzelnen Abteilung angewandt werden.

Deswegen sollten Sie Schemata verwenden

Wenn Sie Jira-Administrator*in sind und von Konfigurationskonflikten Ihrer Projekte geplagt sind und nach einer schnellen und effizienten Lösung suchen, sind Jira Schemes das richtige Hilfsmittel.

Vorteile von Jira Schemata

  • Enorme Zeitersparnis

  • Einfache Wiederverwendung komplexer Regeln

  • Einheitlicher Workflow

  • Eine Änderung, viele Auswirkungen: Anwendung auf mehrere Masken und Projekte

  • Unkomplizierte Verwaltung

  • Endlich volle Transparenz in Ihrer Übersicht

Diese Grafik zeigt, wie übersichtlich Ihre Verwaltungsansicht sein kann. Die Schemata sind aufgelistet und können von Ihnen mit wenigen Klicks konfiguriert werden – die Änderungen greifen direkt für sämtliche zugeordnete Projekte!

Hinweis: Ob Sie überhaupt die Möglichkeiten besitzen, Schemata anzupassen? Lesen Sie hier unseren anderen Artikel zu Adminrechten in Jira. Dann erfahren Sie es.

Fazit

Jira Schemata orientieren sich am nützlichen Recycling-Gedanken: Einmal bedeutende Einstellungen vorgenommen, können diese immer wieder wiederverwendet werden. Das spart Zeit und erleichtert auch die nachträgliche Änderung von Einstellungen für mehrere Projekte.

Wenn Sie weitere Informationen zu Jira Schemata erhalten möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Unsere erfahrenen Consultants sind wahre Expert*innen auf diesem Gebiet und beraten Sie jederzeit gerne. Auch bei ganz individuellen Problemen. Überzeugen Sie sich selbst!

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