IT Outsourcing: So lohnt es sich für Ihr Unternehmen | Actonic GmbH

IT Outsourcing: So lohnt es sich für Ihr Unternehmen

Die Vor- und Nachteile eines ausgelagerten
IT-Supports

Outsourcing: An diesem Schlagwort kommt man als Unternehmer im 21. Jahrhundert wohl nicht mehr vorbei. Das Outsourcing des Kundenservices, der Buchhaltung und der Steuerberatung ist ein weit verbreitetes Konzept, das Unternehmen hilft, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Gerade auch die hochtechnisierten IT-Abteilungen in Unternehmen sind beliebte Teilbereiche, die häufig von externen Dienstleistern übernommen werden. Anstatt Support-Anfragen zur internen IT-Abteilung zu schicken, werden diese hierbei an ein externes IT-Supportteam versendet, das genau auf diese Anfragen spezialisiert ist. Auch im IT-Support zu Atlassian Produkten, wie Jira und Confluence, ist das Outsourcing weit verbreitet.

Das IT-Outsourcing erfreut sich zwar an großer Beliebtheit, ist aber noch lange nicht für jedes Unternehmen geeignet. Dabei müssen Kosten und Nutzen einer Auslagerung des IT-Supports genau gegenüber gestellt werden. In diesem Artikel werden wir Ihnen die Vor- und Nachteile eines outgesourcten IT-Supports darlegen und Ihnen dadurch Empfehlungen zu Ihrer persönlichen Outsourcing Entscheidung geben.

Gründe für eine interne IT-Abteilung

Die Vorteile einer internen IT-Abteilung sind nicht zu unterschätzen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße verteilen sich die Kosten der Abteilung auf sehr viele zu betreuende Support-Anfragen und wodurch die Kosten pro Anfrage sinken.

Dazu kann es von Vorteil sein, Mitarbeiter im Unternehmen zu haben, die sich genauestens mit den spezifischen Gegebenheiten und häufig auftretenden IT-Problemen auskennen. Dadurch können Probleme ohne große Einarbeitungszeit bearbeitet werden. Diese internen Mitarbeiter sind zudem auch schnell erreichbar und können ohne großen Kommunikationsaufwand kontaktiert werden.

Ein weiterer Vorteil einer internen IT-Abteilung ist der nicht stattfindende Wissensverlust, der bei einem Wechsel des externen IT-Supports entstehen würde. Die Erfahrungswerte, die der alte Support gesammelt hatte, gingen im Falle der Beendigung der Zusammenarbeit verloren und müssten vom neuen IT-Partner zu Beginn der Partnerschaft erst wieder neu aufgebaut werden.

Sie sehen: Es kann sich in bestimmten Fällen lohnen, als Unternehmen eine interne IT-Abteilung aufzubauen. Gerade für sehr große Betriebe kann dies ein lohnenswertes Vorhaben darstellen. Im Folgenden werden wird darauf eingehen, für welche Unternehmen sich das Outsourcing des IT-Supports jedoch lohnt.

Zusammenfassung: Gründe für eine interne IT-Abteilung

  1. Kosteneinsparung bei sehr großem Support-Bedarf
  2. Großer Kenntnisstand unternehmensspezifischer Probleme des internen Supports
  3. Effektive Kommunikation mit internen Mitarbeitern
  4. Verlust des Wissens beim Wechsel des externen Supports

Gründe für das Outsourcing des IT-Supports

IT-Support-Unternehmen arbeiten mit vielen Kunden, die alle ähnliche Bedürfnisse und zu lösende Probleme haben. Viele IT-Support-Dienstleister spezialisieren sich dabei auf bestimmte IT-Bereiche, wie den Atlassian Support, und entwickeln auf diesen Gebieten viel Wissen, auf den Sie als Kunde zurückgreifen können. Auch bei den spezifischsten Anfragen können Sie sich sicher sein, dass die Dienstleister diese schon bei anderen Kunden bearbeitet haben und das Problem im Handumdrehen lösen.

Ein weiterer großer Vorteil eines outgesourcten IT-Supports liegt in dessen Flexibilität. Die Kooperation mit externen Dienstleistern kann, falls nötig, an Ihren Bedarf angepasst oder schnell gekündigt werden. Dadurch kann auf externe Einflüsse wie Konjunkturschwankungen oder Veränderungen im Support-Bedarf reagiert werden. Diese Flexibilität fehlt bei einer internen Lösung, da sie durch starre Arbeitsverträge verhindert wird und Anpassungen schlechter durchgeführt werden können. Interne Abteilungen schaffen wiederkehrende fixe Lohnkosten, die im Vergleich zu den oftmals nicht konstant vorhandenen Arbeitsanforderungen zu hoch sind.

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Jedoch liegt der Hauptgrund für das Outsourcing des IT-Supports in den Kosteneinsparungen, die erzielt werden können. Wie schon erwähnt, eignet sich der interne IT-Support erst ab einer gewissen Firmengröße, mit entsprechenden Anforderungen an den Support. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich eine interne Lösung oftmals nicht, da nicht genügend Bedarf besteht. Die Möglichkeit, eigene Mitarbeiter in IT-Themen einzuarbeiten, erfordert dabei sehr hohe zeitliche Ressourcen und verursacht große Opportunitätskosten, die durch den verlorenen Fokus auf die individuelle Hauptaufgabe entstehen. In diesen Fällen kommt der externe IT-Support ins Spiel: Er bietet flexible Lösungen und arbeitet dabei genau so viel, wie von Ihnen benötigt wird. Somit wird eine hohe Qualität und ein breites Wissensspektrum für die Problemlösung gewährleistet.

Zusammenfassung: Gründe für einen externen IT-Support

  1. Großer Wissensschatz der externen Dienstleister durch Spezialisierungen auf spezifische IT-Bereiche
  2. Hohe Flexibilität in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
  3. Kostenersparnisse bei kleinem Support-Bedarf
  4. Fokus der eigenen Mitarbeiter auf Hauptgeschäft

Fazit

Bei der Outsourcing-Entscheidung des IT-Supports gilt es genau zwischen Aufwand und Ertrag abzuwägen. Hierbei spielt der Umfang des Support-Bedarfs eine sehr wichtige Rolle. Ist er wiederkehrend, aber rechtfertigt nicht die Einstellung eines eigens dafür zuständigen Teams, ist sicher eine outgesourcte Variante zu empfehlen. Hier werden qualitativ hochwertige Lösungen zu flexiblen und angemessenen Preisen erzielt.

Unser IT-Support in der Atlassianwelt

Ein Teilbereich der IT, der Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen stellt, ist der Atlassian-Support. Hier treten Probleme in Atlassian Softwares, wie Jira oder Confluence, zwar häufig auf, aber nicht in der Größenordnung, dass sich eine interne Lösung lohnen würde. Fragen zu Migrationen, Installationen und Systemanpassungen in der Software können ideal von externen Dienstleistern bearbeitet werden. Auch bei Fragen zu Ihrem Atlassian Toolstack, bei Installations- oder Login-Problemen und bei individuellen Entwicklungswünschen werden Atlassian Supportteams eingeschaltet. Hierbei werden Anfragen zum Umgang mit den Atlassian Tools meist durch ein Ticketsystem an die externen Berater weitergeleitet und von diesen schnellstmöglich bearbeitet.

Die Vorteile eines Atlassian Supports mit Actonic:

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