Asynchron und fokussiert: perfekter Workflow mit Jira und Confluence | Actonic GmbH

Asynchron und fokussiert: perfekter Workflow mit Jira und Confluence

Sie arbeiten an einem wichtigen Projekt und wollen deshalb für einige Stunden intensiv und ohne Ablenkung arbeiten. Ein Pop-up des Unternehmenschats erscheint auf Ihrem Bildschirm. Das kann bestimmt warten. Zurück zum Fokus. Dann erschallt der Benachrichtungston einer eingehenden E-Mail. Ist das vielleicht der wichtige Großkunde von gestern? Aber jetzt ist erst einmal dieses Projekt wichtig. Also wieder konzentrieren. Doch nun ruft Sie plötzlich jemand ohne Vorwarnung per Webkonferenz an – und Ihr Deep Flow für Ihre priorisierte Arbeit ist schlagartig beendet.

Diese Probleme kennen viele, die überwiegend synchron, also simultan mit ihren Teamkolleg*innen arbeiten. Dabei steht die Konnektivität und oftmals nicht die Produktivität der Arbeit im Mittelpunkt. Die ständige Verfügbarkeit am Arbeitsplatz minimiert auf Dauer die Konzentrationskraft auf wenige Minuten. Teammeetings sind gut und wichtig, doch mehr strukturierte asynchrone Tätigkeiten bei Ihrer Arbeit werden die Leistung Ihres Unternehmens und Ihr persönliches Wohlbefinden ungemein verbessern.

Um asynchrone Arbeit perfekt zu planen und zu dokumentieren sind mächtige Tools wie Jira und Confluence das A und O. Lesen Sie hier, wie genau asynchrone Arbeit funktioniert und wie Atlassians Kollaborationstools Sie dabei unterstützen.

Was ist synchrones Arbeiten?

Telefonate, Videochats oder persönliche Gespräche sind Beispiele synchroner Arbeit, da die Gesprächspartner in diesen Fällen direkt miteinander ohne jegliche Zeitversetzung kommunizieren. Synchrone Organisationen treffen ihre Entscheidungen in einer Kette aus live Meetings. Häufig wird dabei viel Zeit in Fragen nach Vorgangszuständen investiert. Wie weit ist das Projekt fortgeschritten? Wer ist alles daran beteiligt? Was gibt es noch zu erledigen?

Diese Fragen sind von nicht zu unterschätzender Bedeutung bei jedem Projektmanagement, dennoch würde mehr asynchrone Kommunikation und die transparente Dokumentation der Prozesse die Arbeit erleichtern.

Öfter mal asynchron!

Asynchrones Arbeiten hingegen läuft nicht in Echtzeit ab, sondern zeitversetzt. Das ist gerade in der heutigen dynamischen Unternehmenswelt eine verlässliche Arbeitsweise, vor allem wenn viele Teamkolleg*innen remote oder in unterschiedlichen Ländern arbeiten. Mit dieser Methode umgehen Sie Zeitzonen und müssen nicht bis nachts ausharren, um den neuen Stand mit der Projektleiterin zu besprechen, die am anderen Ende der Welt wohnt.

Wenn Sie asynchron kommunizieren, wird nicht unmittelbar eine Antwort erwartet, wenn Sie eine Nachricht erhalten haben. Das nimmt einerseits Leistungsdruck und schafft Ihnen andererseits die Möglichkeit, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die Sie für diesen Zeitraum eingeplant haben. So haben Sie die Chance, auf Mitteilungen auf die Art und Weise zu antworten, wie es Ihrem Workflow am besten entspricht.

Je mehr asynchron gearbeitet wird, umso mehr Zeit bleibt Ihnen für Deep Work, also den Flow Zustand, in dem Sie Ihre intellektuellen Kapazitäten maximal nutzen. Und nur so können Sie sich persönlich weiterentwickeln.

Vorteile von asynchroner Arbeit auf einen Blick

  • Mehr Flexibilität im Arbeitsalltag durch weniger Meetings

  • Bessere Transparenz als bei Diskussionen auf dem Flur

  • Angesetzte Meetings sind kürzer und produktiver

  • Teammitglieder können selbstständiger arbeiten

  • Mehr Deep Work durch weniger Ablenkung

Asynchrone Arbeit mit Kollaborationstools

Die vielen Vorteile asynchroner Arbeit können Sie nur genießen, wenn Sie die Arbeitsschritte genau planen und dokumentieren. Und hier kommen Atlassians Kollaborationstools Jira und Confluence ins Spiel.

Fortschritte dokumentieren mit Jira

Aus dem modernen Projektmanagement ist Jira nicht mehr wegzudenken. Dank dieser Software von Atlassian behalten Agile Teams jederzeit den Überblick über ihre Projekte, egal, ob sie schon begonnen wurden, abgeschlossen oder noch im Backlog sind. Auf übersichtlichen Boards sehen Sie genau, welche Vorgänge in Ihrem Team eine hohe Priorität haben oder erst einmal warten können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Aufgaben an verantwortliche Personen zuzuweisen.

Verwenden Sie Jira und sparen sich Meetings, um herauszufinden, wer gerade für welches Projekt zuständig und wie der Stand der Dinge ist. Intuitiv bedienbare Kommentarfunktionen gewährleisten eine transparente Dokumentation für alle Teammitglieder*innen.

Schauen Sie hier unser Video zu Grundlagen in Jira oder buchen Sie ein Jira-Training von Actonic. Wir gehen auf jeden Kenntnisstand ein, klären kundenspezifische Fragen und entwickeln mit Ihnen individuelle Konzepte, damit Sie Ihr volles Potenzial entfalten können.

Gemeinsam Arbeiten mit Confluence

Dokumentationen und Planungen in Jira werden durch Confluence optimal ergänzt. Confluence ist ein online Arbeitsbereich, der von Atlassian entwickelt wurde, um einen weltweiten Wissenstransfer zu ermöglichen. Hier können Sie im gemeinsamen Edit Modus mit Ihrer Projektmanagerin am anderen Ende der Welt an einem Projekt strukturiert arbeiten. Sobald Neuigkeiten vorliegen, können Sie das entsprechende Dokument updaten und Ihr gesamtes Team erhält darüber eine Benachrichtigung – die es dann lesen kann, wenn die Deep Work Phase nicht gestört wird.

Die App Inline Table Editing von Actonic erweitert Confluence mit der Möglichkeit, Tabellen einfach und schnell wie bei Excel zu editieren. Das Nutzen dieser Erweiterung wird Ihre Prozesse weiter optimieren.

Besuchen Sie auch eine Confluence-Schulung von Actonic, damit Sie unternehmensspezifische Fragen klären und für Sie optimale Lösungen anwenden können.

Das leisten Kollaborationstools für die asynchrone Arbeit

  • Der aktuelle Stand wird automatisch geliefert

  • Keine manuelle Berichterstellung

  • Bessere Dokumentation von Fortschritten

  • Vereinfachte Planung von Prozessen

Die Mischung bringt den Erfolg

Natürlich kann asynchrone Arbeit die synchrone Kommunikation nicht vollständig ersetzen. Erstmalige Treffen mit externen Partnern oder Mitarbeiter*innen, gemeinsames Brainstorming, der Start eines neuen Projekts oder die schnelle Lieferung von neuem Content an eine ganze Gruppe erfolgt nach wie vor am besten synchron.

Doch wenn diese synchrone Zeit optimal genutzt und der Fokus auf asynchrone Deep Work Methoden gelegt wird, verbessert sich die gesamte Performance Ihres Teams. Auch Ihre eigene Persönlichkeitsentwicklung kann schneller voranschreiten, wenn Sie bei der Arbeit nicht ständig durch ungefragte Status Updates abgelenkt werden.

Ein strategisches Gleichgewicht von synchroner und asynchroner Arbeit gewährleistet die maximale Effizienz. Daher sind die Kollaborationstools von Atlassian ideal. Denn sie können synchron sowie asynchron genutzt werden.

Wollen Sie wissen, wie Sie diese hochleistungsfähigen Kollaborationstools in Ihrem Unternehmen am besten nutzen? Dann kontaktieren Sie uns, wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung von Jira und Confluence!

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